Personalizzazione del Gestionale

Se il software gestionale aziendale consente personalizzazioni nella gestione, è necessario adottare ulteriori misure per garantire che queste non compromettano la conformità al GDPR. Le personalizzazioni possono introdurre nuovi rischi, perciò occorre prestare attenzione ai seguenti aspetti:

Valutazione di impatto sulla protezione dei dati (DPIA)

• Necessità di una DPIA: Se le personalizzazioni comportano un cambiamento sostanziale nella gestione o nel trattamento dei dati personali, è consigliabile eseguire una DPIA (Data Protection Impact Assessment) per valutare i potenziali rischi e implementare misure adeguate.
• Identificazione dei rischi: Ogni personalizzazione deve essere esaminata per identificare eventuali rischi per i diritti e le libertà degli interessati.

Privacy by design e by default anche per le personalizzazioni

• Ogni modifica o personalizzazione del software deve rispettare i principi di privacy by design e privacy by default. Ciò significa che:
  • Le personalizzazioni devono essere progettate in modo da proteggere i dati personali fin dalla fase di sviluppo.
  • Le impostazioni predefinite devono garantire il massimo livello di protezione dei dati.

Controllo degli accessi personalizzati

• Se le personalizzazioni includono nuove funzionalità di gestione degli utenti o dei ruoli, occorre assicurarsi che i diritti di accesso siano definiti in modo preciso. L’accesso ai dati personali deve essere limitato solo a chi ne ha effettivamente bisogno.
• Implementare sistemi granulari di controllo degli accessi per adattare i permessi in base alle nuove configurazioni.

Pseudonimizzazione e anonimizzazione nelle funzionalità personalizzate

• Se le personalizzazioni includono nuovi campi o processi che trattano dati sensibili, deve essere garantita la pseudonimizzazione o anonimizzazione dei dati quando possibile, riducendo il rischio in caso di violazione.

Backup e ripristino delle personalizzazioni

• Ogni modifica o personalizzazione deve essere inclusa nelle procedure di backup e ripristino. Occorre assicurarsi che i dati trattati attraverso le personalizzazioni siano anch'essi adeguatamente protetti e recuperabili in caso di perdita.

Test e validazione delle personalizzazioni

• Prima che le personalizzazioni siano messe in produzione, devono essere testate per verificare che non introducano vulnerabilità o problemi di conformità.
• È importante che i test siano condotti in ambienti isolati e che eventuali dati personali utilizzati a fini di test siano anonimizzati o resi fittizi.

Formazione e consapevolezza

• Se le personalizzazioni introducono nuove funzionalità o processi, il personale deve essere adeguatamente formato su come utilizzarli in modo conforme al GDPR.
• Occorre garantire che chi gestisce o utilizza il software sia consapevole delle modifiche e dei relativi impatti sulla protezione dei dati.

Modifiche alla gestione del consenso

• Se le personalizzazioni influenzano la gestione del consenso degli utenti, ad esempio introducendo nuovi moduli di raccolta dati o procedure, occorre aggiornare i meccanismi di richiesta e gestione del consenso per assicurarsi che siano chiari, specifici e che possano essere facilmente revocati.

Contratti con fornitori di terze parti per le personalizzazioni

• Se per implementare le personalizzazioni vengono coinvolti fornitori di terze parti, occorre verificare che questi rispettino i requisiti GDPR e che siano in atto contratti di trattamento dati chiari, che definiscano le responsabilità.

Monitoraggio e revisione periodica

• Dopo l’implementazione delle personalizzazioni, è fondamentale monitorare regolarmente il loro funzionamento per assicurarsi che rimangano conformi al GDPR e che non introducano nuovi rischi.
• Devono essere pianificate revisioni periodiche delle personalizzazioni per verificare che continuino a soddisfare i requisiti legali e tecnici.

Le personalizzazioni possono essere un punto critico in termini di sicurezza e conformità, quindi vanno gestite con attenzione, integrando soluzioni che rispettino i requisiti GDPR già esistenti e che ne rafforzino l’efficacia.