il gestionale Aziendale

Per garantire la conformità di un software gestionale aziendale alle disposizioni di sicurezza previste dal GDPR (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati), il software deve rispettare una serie di requisiti tecnici e organizzativi. Ecco i principali:

Sicurezza dei dati
Crittografia: Il programma deve garantire la protezione dei dati personali attraverso metodi di crittografia, sia durante la trasmissione che quando i dati sono archiviati.

• Controllo degli accessi: Deve esistere un sistema di autenticazione robusto (es. autenticazione a due fattori) per limitare l’accesso ai dati sensibili solo a personale autorizzato.
• Registro delle attività (logging): Il software deve conservare traccia di tutte le operazioni effettuate sui dati personali (modifiche, accessi, cancellazioni) per garantire la tracciabilità.
• Principio di minimizzazione dei dati
  Il gestionale deve consentire di trattare solo i dati strettamente necessari per le finalità per cui sono stati raccolti, evitando di trattare dati superflui.

• Pseudonimizzazione e anonimizzazione
  Quando possibile, i dati personali devono essere pseudonimizzati o anonimizzati per ridurre i rischi di violazione della privacy, soprattutto quando i dati vengono trasferiti o utilizzati a scopo statistico.

• Conservazione dei dati
  Il software deve avere funzionalità che permettano di rispettare i tempi di conservazione dei dati, con sistemi automatici per la cancellazione o l'archiviazione sicura dopo il periodo stabilito.

• Portabilità e diritto all’oblio
  Deve essere possibile esportare i dati personali in un formato strutturato e di uso comune (es. CSV, JSON) per consentire la portabilità dei dati. Inoltre, il software deve garantire la cancellazione completa dei dati su richiesta dell'interessato.

• Gestione delle violazioni di sicurezza
  Il programma gestionale deve includere un sistema per rilevare, notificare e rispondere rapidamente a eventuali violazioni della sicurezza dei dati personali. In caso di violazione, deve essere possibile avvisare le autorità e gli interessati entro 72 ore.

• Conformità by design e by default
  Il software deve essere progettato tenendo conto della protezione dei dati fin dalla fase di sviluppo (privacy by design) e deve garantire automaticamente impostazioni di privacy elevate (privacy by default).

• Consenso e gestione delle preferenze
  Deve esserci un sistema che consenta agli utenti di gestire il consenso al trattamento dei propri dati personali in modo chiaro e semplice, con la possibilità di modificarlo o revocarlo in qualsiasi momento

• Backup e ripristino
  Il software deve supportare la creazione di backup regolari dei dati, con la possibilità di ripristinarli in caso di incidenti o perdite di dati. Anche i backup devono essere protetti da accessi non autorizzati.

• Audit e monitoraggio
  Il programma deve permettere audit regolari per verificare la conformità alle normative GDPR, nonché offrire strumenti di monitoraggio delle attività e degli accessi ai dati.

• Contratti con fornitori terzi
  Se il software utilizza servizi di terzi (es. cloud), è necessario che tali fornitori siano conformi al GDPR e che ci siano contratti che definiscano chiaramente le responsabilità in materia di trattamento dati.

Questi requisiti non solo garantiscono la conformità legale, ma aiutano anche a prevenire e mitigare i rischi associati alla violazione dei dati personali.