Il gestionale Aziendale
Requisiti GDPR per Software Gestionali
Per garantire la conformità al GDPR, un software gestionale aziendale deve rispettare una serie di requisiti tecnici e organizzativi chiave. Di seguito, vengono illustrati i principali:
🔒 Sicurezza dei dati
Un aspetto fondamentale per la protezione delle informazioni.
🔐 Crittografia: è essenziale proteggere i dati sia in fase di trasmissione che durante l’archiviazione, utilizzando algoritmi robusti.
🛂 Controllo accessi: occorre implementare meccanismi di autenticazione forte, come l’autenticazione a due fattori (2FA), e limitare gli accessi solo agli utenti autorizzati.
📝 Log attività: inoltre, è importante mantenere un registro dettagliato di accessi, modifiche e cancellazioni, per garantire una tracciabilità completa.
📉 Minimizzazione dei dati
In linea con il principio di proporzionalità, il software dovrebbe elaborare solo i dati strettamente necessari alle finalità dichiarate, evitando la raccolta di informazioni superflue.
🕵️ Pseudonimizzazione
Quando possibile, è preferibile trattare dati in forma anonima o pseudonimizzata, soprattutto per attività di analisi statistiche o trasferimenti, così da ridurre i rischi legati alla privacy.
⏳ Conservazione dati
È altresì cruciale definire tempi di conservazione chiari: i dati devono essere eliminati automaticamente o archiviati in modo sicuro al termine del periodo stabilito.
♻️ Diritti utente
Per rispettare i diritti degli interessati, il software deve includere funzionalità come:
📤 Portabilità: esportazione dei dati in formati standard (CSV o JSON).
❌ Diritto all’oblio: possibilità di cancellazione permanente dei dati su richiesta dell’utente.
🚨 Gestione violazioni
Nel caso si verifichi una violazione dei dati, è indispensabile garantire:
rilevazione tempestiva dell’incidente,
notifica alle autorità competenti entro 72 ore,
e risposta immediata e documentata.
🛡️ Privacy by Design
Fin dalla fase di sviluppo, il software deve essere progettato con impostazioni di privacy elevate e protezione dei dati integrata per impostazione predefinita.
✅ Consenso utente
Inoltre, è fondamentale prevedere una gestione chiara, trasparente e revocabile del consenso al trattamento dei dati.
💾 Backup sicuri
Non bisogna trascurare la sicurezza delle copie di riserva: i backup devono essere crittografati, protetti da accessi non autorizzati e garantire il ripristino dei dati in caso di necessità.
📊 Audit e monitoraggio
Il rispetto del GDPR va anche verificato nel tempo: servono controlli periodici e strumenti per il monitoraggio continuo della conformità.
🤝 Fornitori terzi
Infine, quando si ricorre a partner esterni, è indispensabile selezionare fornitori conformi al GDPR e definire contrattualmente le responsabilità in materia di protezione dei dati.
Perché è cruciale:
L’adozione di questi requisiti non solo garantisce la conformità legale, ma contribuisce anche a ridurre significativamente i rischi di violazioni, proteggendo la reputazione e la fiducia verso l’azienda.